UTS MPPL

1. Modul - modul yang akan digunakan dalam E-Surat :

-      Modul untuk menangani user

-      Modul untuk manajemen surat masuk

-      Modul untuk manajemen surat keluar

-      Modul untuk menangani pemberkasan surat

-      Modul untuk menangani integrasi dengan sms

2.      Gambaran sistem E-Surat :

Sistem yang akan dibangun adalah sistem penanganan surat menyurat seperti e-mail pada umumnya. Tetapi yang menjadi pembeda dari sistem ini adalah sistem ini dapat terintegrasi dengan sistem SMS.

Screenshot aplikasi E-Surat :

-      Halaman login

-      Halaman admin

-      Halaman menambah data surat (surat masuk atau surat keluar)

-      Halaman mengedit dan menghapus surat masuk dan surat keluar

-      Halaman staff

-      Halaman berkas surat

3.      Ruang lingkup sistem E-Surat :

-      Fungsi : Mempermudah dan mempercepat penyampaian informasi

-      Sistem dapat menangani user

-      Sistem dapat memanajemen surat masuk

-      Sistem dapat memanajemen surat keluar

-      Sistem dapat memanajemen pemberkasan surat

-      Sistem dapat menangani integrasi dengan sms

4.      Kerangka Acuan Kerja (KAK) :

1.     LATAR BELAKANG

Kegiatan surat menyurat sudah menjadi rutinitas wajib di instansi-instansi pemerintah. Penggunaan kertas masih menjadi media yang paling umum digunakan untuk mengirimkan informasi. Dengan menggunakan media ini, pengiriman surat menjadi kurang efektif dan memerlukan banyak kertas. Meskipun sudah umum juga digunakan mesin fax, surat yang diterima kurang bagus kualitasnya. Proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan oleh petugas yang berwenang. Dari beberapa permasalahan ini, diperlukan sebuah solusi yang efektif demi memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas. Penggunaan teknologi dapat menjadi solusi.

E-surat merupakan aplikasi pengelolaan surat menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota secara digital/elektronik berbasis opensource dan terintegrasi dengan sistem SMS. Dengan aplikasi ini, penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju dapat dilakukan dengan lebih cepat. Melalui E-Surat, penyampaian informasi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan media kertas, melainkan dengan menggunakan media internet dan SMS (Short Message Service). Surat yang dikelola terdiri dari surat masuk, surat keluar, hingga pemberkasan terhadap surat-surat.

2.     MAKSUD DAN TUJUAN

1.      Membangun sebuah aplikasi e-surat, dimana pengguna dapat melakukan pengiriman surat melalui.

2.      Membantu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) untuk menyampaikan informasi surat kepada pihak yang dituju yang dapat dilakukan dengan lebih cepat.

3.      SASARAN

Sasaran yang ingin dicapai yaitu terwujudnya aplikasi e-surat demi membantu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)  untuk menyampaikan informasi surat kepada pihak yang dituju yang dapat dilakukan dengan lebih cepat.

4.      NAMA DAN ORGANISASI PENGGUNA JASA

Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)

5.      SUMBER PENDANAAN

Dana modal Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Rp 100.000.000

6.      LINGKUP, LOKASI KEGIATAN, DATA DAN FASILITAS PENUNJANG SERTA ALIH PENGETAHUAN

1.      Lingkup Kegiatan :

                                i.     Pengembangan Modul-modul utama dari aplikasi e-surat yang berbasis web sebagai berikut :

1.      Modul untuk menangani user

2.      Modul untuk manajemen surat masuk

3.      Modul untuk manajemen surat keluar

4.      Modul untuk menangani pemberkasan surat

5.      Modul untuk menangani integrasi dengan sms

                              ii.     Pengembangan Database yang dapat mendukung modul yang dikembangkan pada poin i.

1.      Pengembangan Struktur Database

2.      Pengembangan Database Relationship

                                 iii.     Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk aplikasi e-commerce yang dibangun meliputi :

1.      User Requirement,

2.      User Interface,

3.      Testing (Case Test, Unit Test, Integration Test, Acceptance Test)

4.      Database Security,

5.      Security Level,

6.      Form Input/Output

7.      Source Code yang dapat dipahami dengan mudah oleh pengguna jasa.

8.      User Manual.

                                     iv.     Validasi dan normalisasi data yang sudah ada, dengan jumlah ± 35.000 data.

                                      v.     Pengadaan server dengan spesifikasi sebagai berikut :

-        Dual Core (1.86 Ghz, 4 MB L3 Chache)

-        RAM 4 GB

-        Harddisk 100 GB

                                     vi.     Membuat ip public dan domain     

2.      Lokasi Kegiatan

Kantor Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) pemerintah kabupaten.

3.      Data dan Fasilitas Penunjang

                                                              i.     Penyediaan oleh pengguna jasa

Data dan fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang  dapat digunakan dan harus dipelihara oleh penyedia jasa :

1.      Akomodasi dan Ruangan Kantor

-        Ruangan dan Hotspot

2.      Staf Pengawas/Pendamping

-        2 (dua) orang counterport

                                                             ii.     Penyediaan oleh penyedia jasa

Penyedia jasa harus menyediakan dan memelihara semua fasilitas dan peralatan yang dipergunakan untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan.

-        Meja

-        Personal Computer atau laptop/note book

-        Minimal dua orang harus bekerja di kantor hingga proyek selesai/sempurna.

4.      Alih Pengetahuan

Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi, dan seminar (miniworkshop) terkait dengan tata cara penggunaan aplikasi.

7.      METODOLOGI

Metodologi dan Pendekatan yang dipergunakan dalam pembuatan Aplikasi e-surat adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesesuaian dengan kondisi real pada umumnya.

8.      JANGKA WAKTU PELAKSANAAN

Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah selama ± 60 (enam puluh) hari kalender dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu pelaksanaan minimal 5 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan.

9.      KUALIFIKASI

Kualifikasi yang diharuskan dipenuhi oleh Penyedia Jasa adalah :

1.      Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data dan Informasi sesuai dengan kebijakan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). 

2.      Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi dengan skala besar, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi.

3.      Pernah menjadi Penyedia Jasa dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi untuk lima organisasi berbeda.

4.      Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.

5.      Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.

6.      Memiliki production house / workshop dan tenaga-tenaga ahli yang permanen.

7.      Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna.

8.      Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan Panitia Pengadaan, Tim Teknis, dan Tim IT Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).

9.      Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi yang berkaitan dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).

10.   Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.

10.   TENAGA AHLI

Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah :

a.      Ketua Tim (Project Manager)

Ketua Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai.

Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang.

b.      Sistem Analis

Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

c.      Programmer/Developer

Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.

d.      Database Administrator

Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga tahun). Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

e.      Quality Assurance

Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

f.       Trainers

Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

11.   KELUARAN

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah :

1.     Perangkat lunak Aplikasi e-surat yang dapat dioperasionalkan dan digunakan untuk menangani seluruh kegiatan yang terkait dengan surat menyurat pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD);

2.     Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program;

3.     Program dengan source Code;

4.     Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual;

5.                Dokumentasi SOP (system operating procedure) maupun SMP (system maintenance procedure);

6.     Pelatihan, pendampingan/asistensi, garansi dan pemeliharaan.

Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan standar format Windows Office dan/atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan/dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi.

12.   LAPORAN

Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah :

a.      Laporan Pendahuluan, berisi :

1.      Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh; 

2.      Mobilisasi tenaga ahli  dan tenaga pendukung lainnya;

3.      Jadwal kegiatan penyedia jasa.

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sejak SPMK diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buah laporan

b.      Laporan Mingguan, berisi :

1.      Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi;

2.      Hasil yang telah dicapai maupun (apabila ada) kendalakendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut;

3.      Prosentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan;

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya hari selasa setiap minggu sebanyak 1 (satu) buah laporan.

c.      Laporan Akhir, berisi :

1.      Laporan pendahuluan;

2.      Laporan Mingguan;

3.      Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek pengembangan sistem ini sebagaimana dimaksud pada point 6 dan 11.

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari kalender sejak SPMK diterbitkan  sebanyak 3 (tiga) buku laporan dan CD berisi seluruh laporan sebanyak 3 (tiga) buah.

5. Tim Proyek :

-        Ketua Tim (Project Manager) : 1 orang

-        Sistem Analis : minimal 2 orang

-        Progammer / Developer : minimal 3 orang

-        Database Administrator : minimal 2 orang

-        Quality Assurance : minimal 2 orang

-        Trainers : minimal 2 orang