UTS MPPL

1. Modul - modul yang akan digunakan dalam E-Surat :

-      Modul untuk menangani user

-      Modul untuk manajemen surat masuk

-      Modul untuk manajemen surat keluar

-      Modul untuk menangani pemberkasan surat

-      Modul untuk menangani integrasi dengan sms

2.      Gambaran sistem E-Surat :

Sistem yang akan dibangun adalah sistem penanganan surat menyurat seperti e-mail pada umumnya. Tetapi yang menjadi pembeda dari sistem ini adalah sistem ini dapat terintegrasi dengan sistem SMS.

Screenshot aplikasi E-Surat :

-      Halaman login

-      Halaman admin

-      Halaman menambah data surat (surat masuk atau surat keluar)

-      Halaman mengedit dan menghapus surat masuk dan surat keluar

-      Halaman staff

-      Halaman berkas surat

3.      Ruang lingkup sistem E-Surat :

-      Fungsi : Mempermudah dan mempercepat penyampaian informasi

-      Sistem dapat menangani user

-      Sistem dapat memanajemen surat masuk

-      Sistem dapat memanajemen surat keluar

-      Sistem dapat memanajemen pemberkasan surat

-      Sistem dapat menangani integrasi dengan sms

4.      Kerangka Acuan Kerja (KAK) :

1.     LATAR BELAKANG

Kegiatan surat menyurat sudah menjadi rutinitas wajib di instansi-instansi pemerintah. Penggunaan kertas masih menjadi media yang paling umum digunakan untuk mengirimkan informasi. Dengan menggunakan media ini, pengiriman surat menjadi kurang efektif dan memerlukan banyak kertas. Meskipun sudah umum juga digunakan mesin fax, surat yang diterima kurang bagus kualitasnya. Proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan oleh petugas yang berwenang. Dari beberapa permasalahan ini, diperlukan sebuah solusi yang efektif demi memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas. Penggunaan teknologi dapat menjadi solusi.

E-surat merupakan aplikasi pengelolaan surat menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota secara digital/elektronik berbasis opensource dan terintegrasi dengan sistem SMS. Dengan aplikasi ini, penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju dapat dilakukan dengan lebih cepat. Melalui E-Surat, penyampaian informasi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan media kertas, melainkan dengan menggunakan media internet dan SMS (Short Message Service). Surat yang dikelola terdiri dari surat masuk, surat keluar, hingga pemberkasan terhadap surat-surat.

2.     MAKSUD DAN TUJUAN

1.      Membangun sebuah aplikasi e-surat, dimana pengguna dapat melakukan pengiriman surat melalui.

2.      Membantu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) untuk menyampaikan informasi surat kepada pihak yang dituju yang dapat dilakukan dengan lebih cepat.

3.      SASARAN

Sasaran yang ingin dicapai yaitu terwujudnya aplikasi e-surat demi membantu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)  untuk menyampaikan informasi surat kepada pihak yang dituju yang dapat dilakukan dengan lebih cepat.

4.      NAMA DAN ORGANISASI PENGGUNA JASA

Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)

5.      SUMBER PENDANAAN

Dana modal Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Rp 100.000.000

6.      LINGKUP, LOKASI KEGIATAN, DATA DAN FASILITAS PENUNJANG SERTA ALIH PENGETAHUAN

1.      Lingkup Kegiatan :

                                i.     Pengembangan Modul-modul utama dari aplikasi e-surat yang berbasis web sebagai berikut :

1.      Modul untuk menangani user

2.      Modul untuk manajemen surat masuk

3.      Modul untuk manajemen surat keluar

4.      Modul untuk menangani pemberkasan surat

5.      Modul untuk menangani integrasi dengan sms

                              ii.     Pengembangan Database yang dapat mendukung modul yang dikembangkan pada poin i.

1.      Pengembangan Struktur Database

2.      Pengembangan Database Relationship

                                 iii.     Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk aplikasi e-commerce yang dibangun meliputi :

1.      User Requirement,

2.      User Interface,

3.      Testing (Case Test, Unit Test, Integration Test, Acceptance Test)

4.      Database Security,

5.      Security Level,

6.      Form Input/Output

7.      Source Code yang dapat dipahami dengan mudah oleh pengguna jasa.

8.      User Manual.

                                     iv.     Validasi dan normalisasi data yang sudah ada, dengan jumlah ± 35.000 data.

                                      v.     Pengadaan server dengan spesifikasi sebagai berikut :

-        Dual Core (1.86 Ghz, 4 MB L3 Chache)

-        RAM 4 GB

-        Harddisk 100 GB

                                     vi.     Membuat ip public dan domain     

2.      Lokasi Kegiatan

Kantor Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) pemerintah kabupaten.

3.      Data dan Fasilitas Penunjang

                                                              i.     Penyediaan oleh pengguna jasa

Data dan fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang  dapat digunakan dan harus dipelihara oleh penyedia jasa :

1.      Akomodasi dan Ruangan Kantor

-        Ruangan dan Hotspot

2.      Staf Pengawas/Pendamping

-        2 (dua) orang counterport

                                                             ii.     Penyediaan oleh penyedia jasa

Penyedia jasa harus menyediakan dan memelihara semua fasilitas dan peralatan yang dipergunakan untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan.

-        Meja

-        Personal Computer atau laptop/note book

-        Minimal dua orang harus bekerja di kantor hingga proyek selesai/sempurna.

4.      Alih Pengetahuan

Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi, dan seminar (miniworkshop) terkait dengan tata cara penggunaan aplikasi.

7.      METODOLOGI

Metodologi dan Pendekatan yang dipergunakan dalam pembuatan Aplikasi e-surat adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesesuaian dengan kondisi real pada umumnya.

8.      JANGKA WAKTU PELAKSANAAN

Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah selama ± 60 (enam puluh) hari kalender dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu pelaksanaan minimal 5 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan.

9.      KUALIFIKASI

Kualifikasi yang diharuskan dipenuhi oleh Penyedia Jasa adalah :

1.      Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data dan Informasi sesuai dengan kebijakan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). 

2.      Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi dengan skala besar, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi.

3.      Pernah menjadi Penyedia Jasa dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi untuk lima organisasi berbeda.

4.      Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.

5.      Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.

6.      Memiliki production house / workshop dan tenaga-tenaga ahli yang permanen.

7.      Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna.

8.      Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan Panitia Pengadaan, Tim Teknis, dan Tim IT Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).

9.      Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi yang berkaitan dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).

10.   Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.

10.   TENAGA AHLI

Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah :

a.      Ketua Tim (Project Manager)

Ketua Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai.

Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang.

b.      Sistem Analis

Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

c.      Programmer/Developer

Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.

d.      Database Administrator

Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga tahun). Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

e.      Quality Assurance

Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

f.       Trainers

Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

11.   KELUARAN

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah :

1.     Perangkat lunak Aplikasi e-surat yang dapat dioperasionalkan dan digunakan untuk menangani seluruh kegiatan yang terkait dengan surat menyurat pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD);

2.     Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program;

3.     Program dengan source Code;

4.     Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual;

5.                Dokumentasi SOP (system operating procedure) maupun SMP (system maintenance procedure);

6.     Pelatihan, pendampingan/asistensi, garansi dan pemeliharaan.

Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan standar format Windows Office dan/atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan/dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi.

12.   LAPORAN

Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah :

a.      Laporan Pendahuluan, berisi :

1.      Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh; 

2.      Mobilisasi tenaga ahli  dan tenaga pendukung lainnya;

3.      Jadwal kegiatan penyedia jasa.

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sejak SPMK diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buah laporan

b.      Laporan Mingguan, berisi :

1.      Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi;

2.      Hasil yang telah dicapai maupun (apabila ada) kendalakendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut;

3.      Prosentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan;

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya hari selasa setiap minggu sebanyak 1 (satu) buah laporan.

c.      Laporan Akhir, berisi :

1.      Laporan pendahuluan;

2.      Laporan Mingguan;

3.      Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek pengembangan sistem ini sebagaimana dimaksud pada point 6 dan 11.

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari kalender sejak SPMK diterbitkan  sebanyak 3 (tiga) buku laporan dan CD berisi seluruh laporan sebanyak 3 (tiga) buah.

5. Tim Proyek :

-        Ketua Tim (Project Manager) : 1 orang

-        Sistem Analis : minimal 2 orang

-        Progammer / Developer : minimal 3 orang

-        Database Administrator : minimal 2 orang

-        Quality Assurance : minimal 2 orang

-        Trainers : minimal 2 orang

Project Charter

Project Charter Document

Project Name           : Pembuatan Website E-Commerce Toko Dunia Palembang

Company                 : Toko Dunia Palembang

Focus Area              : Website Development

Product                    : Website

Project Time            : 21 Maret 2016 – 25 Mei 2016

Cost Estimation       : Rp 70.000.000

Prepared By

Document Owners	Project/Organization Role
	Project Manager
	Programmer
	Stakeholder

Project Charter Version Control

Version	Date	Author	Change Description
1.0	21/03/2016		Document Created

1 PROJECT CHARTER PURPOSE ……………………………………………………3

2 PROJECT EXECUTIVE SUMMARY ...………………………………………………3

3 PROJECT OVERVIEW …………..……………………………………………………3

4 PROJECT SCOPE ………………..……………………………………………………3

4.1 Goals and Objectives ………………………………………………………….3

4.2 Departmental Statements of Work (SOW)  …………………………...…….4

4.3 Project Deliverables  …….…………………………………………………….4

4.4 Deliverables Out of Scope  …………………………………………..……….5

4.5 Project Estimated Costs & Duration ……...………………………………….5

5 PROJECT CONDITIONS ………………..……………………………………………6

5.1 Project Assumptions …………………..…...………………………………….6

5.2 Project Issues ……...…………………………………………….…………….6

5.3 Project Risks ……...…………………………………………………………....7

5.4 Project Constraints ……...…………………………………………………….8

6 PROJECT STRUCTURE APPROACHS ………………..………………………..…8

7 PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS ………………..…………………...…8

1.   PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah website E-Commerce untuk toko buku Toko Dunia Palembang. Website ini sebagai media peningkatan penjualan melalui dunia digital yang sedang populer belakangan ini.

2.   PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

·         Project goals

·         Objectives

·         Scope

·         Assumptions

·         Risks

·         Costs

·         Timeline

·         Approach

·         Organization

3.   PROJECT OVERVIEW

Dalam era yang serba digital saat ini banyak orang yang sudah tidak asing lagi dengan dunia internet. Dengan adanya internet pola pikir masyarakat juga sedikit banyak terpengaruh. Banyak orang menjadikan semua hal menjadi mudah dengan adanya kemajuan ini. Tentunya hal itu juga dapat menjadi lahan untuk meningkatakan penjualan produk yang dengan cara konvensional sudah mulai ditinggalkan. Untuk itulah maka dibuat sebuah aplikasi website E-Commerce untuk mendongkrak pemasaran dan mendalami Internet Market.

Implementasi dari website akan diletakkan disebuah hosting milik salah satu perusahaan di Indonesia guna meminimalisir biaya dan juga mempercepat akses, karena pasar yang dituju masih berada di dalam negeri.

4.   PROJECT SCOPE

 

4.1.   Goals and Objectives

Goals	Objectives
Proyek akan menampilakan semua buku yang tersedian dan juga harga dari buku tersebut.	1.      Melakukan pendataan seluruh buku yang ada di toko buku. 2.      Melakukan klasifikasi buku berdasarkan genre
Proyek akan menampilkan metode pembayaran dan juga metode pengiriman kepada pelanggan	1.      Menambahkan fitur pembayaran melalui transfer bank atau paypal 2.      Menambahkan fitur pemilihan metode pengiriman 3.      Menambahkan proses tracking barang yang dikirim

4.2.   Departmental Statements of Work (SOW)

Departmental SOW	Owner/Prime	Due Date/Sequence
Interview kebutuhan dari stakeholder Toko Dunia Palembang	Project Manager, Stakeholder Toko Dunia Palembang	Melakukan wawancara kebutuhan website dari owner Toko Dunia Palembang
Fitur-fitur website yang akan dibuat	Programmer, Stakeholder, Project Manager	Tim programmer, project manager, dan stakeholder akan mendiskusikan mengenai fitur yang akan dibuat di website.
Melakukan desain Interface sesuai kebutuhan	Programmer, Stakeholder	Membicarakan tentang tampilan website yang akan dibuat.

4.3.   Project Deliverables

Milestone	Deliverable
Melakukan interview pada stakeholder	Mendapatkan informasi mengenai proyek Medapatkan kebutuhan utama stakeholder Menentukan batasan dari proyek yang dikerjakan Menentukan estimasi dana Dokumentasi pertemuan Dokumentasi kebutuhan
Prototyping	Mendapatkan hasil tampilan website sementara Alur proses bisnis dan fitur Dokumentasi pengembangan website (progress)
Pembuatan Sistem	Informasi kebutuhan minor Dokumen pengembangan (progress) Hasil akhir website
Presentasi Produk Akhir	Mendapatkan feedback dari stakeholder Dokumen manual dari website
Deploying Website	Website yang sudah dikerjakan siap digunakan untuk produksi

4.4.    Deliverable Out of Scope

Tidak termasuk dalam ruang lingkup dari pengerjaan website e-commerce ini adalah struktur database. Penyediaan struktur database sudah diatur sendiri dari pihak stakelholder, sehingga pengembang hanya akan membuat tampilan dan proses insert dan edit pada data saja.

Lingkup penjualan untuk website e-commerce ini ada di dalam negeri sehingga proses pengantaran dan juga pembayaran menggukan jasa dalam negeri

4.5. Project Estimated Cost & Duration

Project Milestone	Date Estimate	Deliverables Included	Confidence Level
Melakukan interview pada stakeholder	21/03/2016	Informasi mengenai kebutuhan dari website yang akan di buat Durasi waktu dan alokasi dana Informasi tambahan mengenai lingkup proyek Dokument kebutuhan	High
Analisis hasil interview	28/03/2016	Mendapatkan kebutuhan utama sistem Dokumen kebutuhan (final)	High
Prototyping	02/04/2016	Mendapatkan hasil tampilan website sementara Alur proses bisnis dan fitur Dokumentasi pengembangan website (progress)	High
Pembuatan Sistem	11/04/2016	Informasi kebutuhan minor Dokumentasi pengembangan (progress) Hasil akhir website	High
Presentasi ke Stakeholder	6/05/2016	Feedback mengenai website yang dibuat	Medium
Deploying dan Testing	15/05/2016	Deploying website ke hosting Mendapatkan hasil testing website	High

5.   PROJECT CONDITION

5.1. Project Assumptions

• Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk mengembangakan website e-commerce dari Toko Dunia Palembang.
• Ruang lingkup penjualan dari e-commerce ini adalah dalam negeri sehingga menggunakan mata uang lokal dan juga jasa pengiriman lokal.
• Proyek ini diasumsikan untuk selalu update dalam data buku yang akan ditampilkan.

5.2. Project Issues

Priority Criteria

1. High priority. Membutuhkan wawancara yang intensif agar tidak terjadi kesalahan.
2. Medium priority. Membutuhkan wawancara dan pengerjaan dapat diselesaikan jika kebutuhan high priority sudah selesai.

No	Issues	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1.	Anggota tim mendadak mendapat musibah	Low	Project Manager	Kemungkinan terjadi hal yang tidak diinginkan yang menimpa anggota tim	Mempunyai anggota cadangan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan
2.	Listrik mati saat pengembangan website	High	Programmer	Kemungkinan terjadi mati listrik saat pengerjaan website	Menyiapkan aliran listrik cadangan dengan UPS dan genset
3.	Data Hilang	High	Project Manager, Programmer	Terjadinya kehilangan data karena virus, error, dan juga mati listrik	Membuat backup berkala dan juga menggunakan fitur git untuk menyimpan data di awan

5.3. Project Risks

No	Risk Area	Likelihood	Risk Owner	Project Impact-Migration Plan
1.	Waktu untuk melakukan pertemuan sulit	High	Project Manager	Pertemuan dilakukan dihari yang longgar dan sebisa mungkin setiap hari dapat bertemu walaupun singkat. Melakukan pertemuan dengan cara teleconference.
2.	Informasi dari stakeholder kurang	Medium	Project Manager	Menyakan kembali hal yang kurang dengan stakelohder yang bersangkutan.
3.	Ruang lingkup proyek yang melebar terlalu luas	High	Project Manager	Melakukan inisiasi diawal mengenai batasan. Mengacu pada dokumen kebutuhan yang sudah dibuat diawal.
4.	Waktu Pengerjaan yang terlambat	High	Project Manager	Membuat punch list tiap kebutuhan dan juga deadline pengerjaan.

5.4. Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut:

• Proyek hanya mengerjakan proyek dari e-commerce.
• Fitur yang akan diterapkan sesuai dengan permintaan yang ada di dokumen kebutuhan.
• Proyek berjalan sesuai dengan waktu dan juga dana yang sudah ditetapkan diawal.
• Tingkat sekuritas sesuai dengan permintaan dari stakeholder.

6.   PROJECT STRUCTURE APPROACH

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dnegan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan dan juga dapat menggali kebutuhan dengan mudah dan cepat. Selain itu interview dapat dilakukan berulang kali untuk menghindari kesalah selama proyek dikerjakan.

7.   PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS

Project Team Role	Project Team Members	Responsibilities
Project Manager	Herdianto Naufal	Melakukan interview terhadap stakeholder proyek Melakukan pembagian tugas Membuat timeline dan dealine proyek Project Team Control Menjaga keberlangsungan proyek Keuangan proyek
Programmer	M. Syaiful	Melakukan pengembangan website Membuat prototype tampilan website Menangani view website
System Analyst	Adi Wicaksana	Melakukan analisa sistem
Quality Assurance	Kharisma Annisa	Dokumentasi kebutuhan proyek Dokumentasi perngerjaan proyek Dokumentasi pengembangan
Trainers	Daniel Fab	Melatih user yang bersangkutan